카페 원두 납품 문의 전 준비: 사용량·머신·단가 정리표

원두 납품 문의는 월 사용량, 하루 잔 수와 메뉴 비중, 머신과 그라인더, 지금 쓰는 원두와 불만, 희망 단가대, 받을 주기, 세금계산서 여부 7가지를 먼저 적어 보내면 견적과 원두 추천이 훨씬 빨라집니다. 상담하는 쪽이 되묻는 횟수가 줄어들고, 사장님도 같은 이야기를 반복하지 않게 됩니다.

이 글은 납품처를 비교하는 법이 아니라, 내가 정리해서 보내는 쪽의 준비물을 다룹니다. 칸마다 무엇을 어떻게 적는지, 빈칸 표, 예시 계산, 문의 경로, 정보가 부족할 때의 대처를 차례로 정리했습니다.

세 줄 요약

• 문의 전에 7칸(사용량 · 메뉴 비중 · 머신 · 현재 원두 · 단가대 · 주기 · 증빙)만 채워도 견적 대화가 빨라집니다.
• 숫자를 모르면 범위로 적습니다. "월 30~50kg"처럼 적어도 상담은 시작됩니다.
• 정리가 덜 됐다면 무료 샘플 신청서에 먼저 접수하고, 나머지는 담당자 연락 때 말해도 됩니다.

왜 준비해서 보내야 하나

"원두 납품 문의드립니다. 견적 부탁드려요"라는 한 줄만 받으면 상담하는 쪽은 사용량, 머신, 메뉴를 처음부터 되묻습니다. 문자나 전화가 몇 번 오가는 사이 시간이 걸리기도 합니다. 반대로 7가지가 적힌 문의는 원두 후보와 단가 구간을 처음부터 함께 이야기하기 쉽습니다.

납품처를 고르는 기준은 카페 원두 납품 업체 고르는 법에, 사용량을 계산하는 공식은 카페 원두 월 사용량 계산법에 있습니다. 이 글은 그 결과물을 상담용 한 장으로 옮기는 단계입니다.

정리할 7가지와 적는 요령

1~2번: 사용량과 메뉴 비중

월 사용량은 정확한 값보다 범위가 쓸모 있습니다. 포장 단위와 단가 구간이 5kg · 10kg 단위로 나뉘기 때문입니다. 메뉴 비중은 "라떼 6 : 아메리카노 3 : 핸드드립 1"처럼 비율로 적습니다. 비중에 따라 어울리는 블렌드가 달라지기 때문입니다.

3번: 머신과 그라인더

같은 원두도 자동 머신인지, 수동 레버 머신인지, 그라인더가 어떤 종류인지에 따라 추출이 달라집니다. 모델명을 모르면 기계 앞면과 그라인더 사진을 찍어 두면 충분합니다. 머신을 새로 들이는 중이라면 "들일 예정 모델"을 적으세요.

4번: 현재 원두와 불만

불만은 "맛이 별로"보다 "우유를 넣으면 고소함이 묻힌다", "아이스로 하면 밍밍하다" 처럼 메뉴와 함께 적을 때 가장 유용합니다. 방향이 보여야 비슷한 원두와 다른 방향의 원두를 함께 제안할 수 있습니다.

5번: 희망 단가대와 부가세

단가를 적을 때는 부가세를 포함한 금액인지 별도 금액인지를 꼭 밝힙니다. 이 한 줄이 빠지면 같은 숫자를 두고도 서로 다른 가격으로 이해합니다. 우리 무료 샘플 신청서의 희망 납품 가격대도 부가세 별도 기준 구간으로 고르게 되어 있습니다.

6~7번: 주기와 증빙

받는 요일은 가게 문을 열기 전 받을 수 있는 날이 편합니다. 세금계산서가 필요한지, 필요하다면 사업자등록증의 상호와 사업자등록번호를 그대로 쓸지도 정해 둡니다. 세무 처리 방식은 달라질 수 있으니 세무 전문가에게 확인하세요.

빈칸 채우는 준비 표

아래 표를 복사해 채워서 보내면 됩니다. 모르는 칸은 비워 두지 말고 "모름"이라고 적으면 상대가 어떤 도움이 필요한지 알 수 있습니다.

예시 계산 (가상)

가상의 카페로 한 번 채워 보겠습니다. 숫자는 모두 (예시) 이며 실제 매장 값이 아닙니다.

이 정도면 문의 문장이 이렇게 나옵니다. "월 약 40kg(범위 35~45kg), 라떼 위주에 핸드드립이 조금 있고, 지금 원두는 우유를 넣으면 고소함이 묻힙니다. kg당 2만5천원대(부가세 별도), 격주 화요일에 세금계산서로 받고 싶습니다." 핸드드립 비중이 높으면 한 잔 원두 양이 늘어나니 별도로 더해 계산하세요.

문의 경로 세 가지

무료 샘플은 원두 2종까지 무료이고 택배비만 부담하며, 받은 뒤 주문할 의무가 없습니다. 맛을 확인한 다음 정기 납품으로 넘어가는 순서가 가장 부담이 적습니다. 샘플 신청 흐름은 무료 샘플 신청 방법에 따로 정리했습니다.

정보가 부족할 때 대처법

• 사용량을 모를 때. 하루 잔 수에 18g를 곱해 보세요. 그것도 모르면 "오픈 예정, 하루 50잔 목표"처럼 목표치를 적고 샘플로 시작합니다.
• 머신 모델을 모를 때. 사진 두 장(머신 앞면, 그라인더)이면 됩니다. 오픈 전이라면 "구매 예정, 미정"이라고 적습니다.
• 희망 단가를 모를 때. 신청서의 "아직 모르겠어요"를 고르거나, 현재 원두의 kg당 구매가를 알려 주세요. 그 가격을 기준으로 상담이 가능합니다.
• 지금 쓰는 원두가 없을 때. 오픈 준비 중이라면 만들 메뉴 3~5가지만 적어도 원두 방향이 잡힙니다. 오픈 시기별 준비는 카페 창업 체크리스트와 함께 보세요.
• 여러 곳에 동시에 문의할 때. 같은 준비 표를 보내야 견적을 같은 기준으로 비교할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

준비 표를 다 채우지 못해도 문의해도 되나요?

됩니다. 빈칸은 "모름"으로 적으면 상담 때 함께 채웁니다. 다만 월 사용량 범위와 메뉴 비중, 부가세 별도 여부 세 가지는 있으면 견적이 훨씬 정확해집니다.

단가는 꼭 먼저 말해야 하나요?

꼭은 아닙니다. 다만 범위를 말하면 그 안에서 맞는 원두를 먼저 보여 드릴 수 있어 시간이 줄어듭니다. 사업자 단가는 사업자몰과 원두 도매가 안내에서도 확인할 수 있습니다.

샘플을 받은 뒤에 사용량을 정해도 되나요?

그렇게 하는 매장이 많습니다. 샘플로 맛을 보고, 그 뒤 월 사용량과 주기를 정리해 정기 납품 신청서를 작성하면 됩니다.

정리: 7칸을 채우고 범위로 적어 보내기

문의 전 준비는 7칸을 채우고, 모르는 숫자는 범위로, 부가세 여부는 꼭 적는 것입니다. 한 장으로 정리해 두면 여러 곳에 같은 기준으로 견적을 받을 수 있고, 나중에 거래처를 바꿀 때도 그대로 재사용합니다. 맛부터 확인하고 싶은 사업자는 무료 원두 샘플을 신청해 보세요.